Hai việc hay bị gộp làm một

Trong các cuộc họp về tăng vốn, hai cụm từ thường được dùng lẫn nhau: chào bán cổ phần và phát hành cổ phiếu. Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật 76/2025/QH15, hiệu lực từ ngày 01/7/2025) tách bạch hai việc này, và sự tách bạch đó quyết định thời điểm vốn điều lệ thực sự tăng.

Chào bán cổ phần là giao dịch: công ty tăng thêm số lượng cổ phần được quyền chào bán và bán ra để tăng vốn điều lệ, theo khoản 1 Điều 123. Phát hành cổ phiếu là việc cấp chứng chỉ xác nhận quyền sở hữu cổ phần, theo Điều 121. Một bên là bán, một bên là ghi nhận. Vốn điều lệ không tăng vì tờ cổ phiếu, mà vì tiền đã được thanh toán đủ.

Vốn điều lệ tăng khi cổ phần được coi là đã bán

Khoản 1 Điều 112 định nghĩa vốn điều lệ của công ty cổ phần là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã bán. Khoản 2 Điều 112 định nghĩa tiếp: cổ phần đã bán là cổ phần được quyền chào bán đã được các cổ đông thanh toán đủ cho công ty. Khoản 4 nói ngược lại: cổ phần chưa bán là cổ phần được quyền chào bán và chưa được thanh toán cho công ty.

Ghép ba khoản này lại thì ra một nguyên tắc đơn giản: chưa thanh toán đủ thì chưa phải cổ phần đã bán, mà chưa phải cổ phần đã bán thì chưa cộng vào vốn điều lệ. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, hợp đồng đăng ký mua hay danh sách nhà đầu tư đều chưa đủ để nâng con số vốn điều lệ.

Khoản 3 Điều 112 bổ sung khái niệm thứ ba, hay bị nhầm với vốn điều lệ: cổ phần được quyền chào bán là tổng số cổ phần các loại mà Đại hội đồng cổ đông quyết định sẽ chào bán để huy động vốn. Đây là trần được phép bán, không phải vốn đã có.

Khoản 4 Điều 124 nói cùng một việc dưới góc nhà đầu tư: cổ phần được coi là đã bán khi được thanh toán đủ và những thông tin về người mua theo khoản 2 Điều 122 được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông; kể từ thời điểm đó người mua mới trở thành cổ đông. Hai điều kiện, không phải một.

Cổ phiếu: phát hành sau khi đã thanh toán đủ

Khoản 5 Điều 124 đặt đúng thứ tự: sau khi cổ phần được thanh toán đầy đủ, công ty phát hành và giao cổ phiếu cho người mua; trường hợp không giao cổ phiếu thì các thông tin về cổ đông theo khoản 2 Điều 122 được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần.

Nói cách khác, cổ phiếu không bắt buộc phải in ra. Thứ bắt buộc là sổ đăng ký cổ đông.

Khi công ty có phát hành cổ phiếu thì khoản 1 Điều 121 liệt kê các nội dung chủ yếu phải có: tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty; số lượng và loại cổ phần; mệnh giá mỗi cổ phần và tổng mệnh giá số cổ phần ghi trên cổ phiếu; thông tin nhận dạng của cổ đông; chữ ký của người đại diện theo pháp luật; số đăng ký tại sổ đăng ký cổ đông và ngày phát hành cổ phiếu; cùng các nội dung riêng theo Điều 116, 117 và 118 với cổ phiếu của cổ phần ưu đãi.

Khoản 2 Điều 121 xử lý trường hợp cổ phiếu có sai sót: quyền và lợi ích của người sở hữu cổ phiếu đó không bị ảnh hưởng, và người đại diện theo pháp luật của công ty chịu trách nhiệm về thiệt hại do sai sót gây ra. Khoản 3 cho phép cấp lại cổ phiếu khi bị mất, hư hỏng hoặc hủy hoại, theo đề nghị của cổ đông.

Sổ đăng ký cổ đông là chứng cứ gốc

Khoản 1 Điều 122 buộc công ty cổ phần lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông ngay từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; sổ có thể là văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử.

Khoản 2 Điều 122 liệt kê nội dung chủ yếu, trong đó có hai dòng rất quan trọng với một đợt tăng vốn: tổng số cổ phần được quyền chào bán theo từng loại, và tổng số cổ phần đã bán của từng loại cùng giá trị vốn cổ phần đã góp. Hai dòng này chính là chỗ đối chiếu giữa con số vốn điều lệ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và tiền thật đã vào công ty.

Khoản 3 cho phép cổ đông kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong sổ. Khoản 4 buộc cổ đông thông báo khi đổi địa chỉ liên lạc để công ty cập nhật.

Giá bán và thẩm quyền

Điều 126 trao cho Hội đồng quản trị quyền quyết định thời điểm, phương thức và giá bán cổ phần, với giới hạn: giá bán không được thấp hơn giá thị trường tại thời điểm bán hoặc giá trị ghi trong sổ sách của cổ phần tại thời điểm gần nhất. Bốn ngoại lệ được nêu ngay trong điều này: cổ phần bán lần đầu cho người không phải cổ đông sáng lập; cổ phần bán cho tất cả cổ đông theo tỷ lệ sở hữu; cổ phần bán cho người môi giới hoặc bảo lãnh, với mức chiết khấu phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận trừ khi Điều lệ quy định khác; và các trường hợp khác do Điều lệ hoặc nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định.

Lưu ý thực tế: mệnh giá và giá bán là hai con số khác nhau. Vốn điều lệ tăng theo tổng mệnh giá cổ phần đã bán, phần chênh giữa giá bán và mệnh giá không nằm trong vốn điều lệ.

Đăng ký thay đổi: mốc 10 ngày và chứng từ thanh toán

Khoản 4 Điều 123 buộc công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành đợt bán cổ phần.

Hồ sơ thực hiện theo khoản 1 Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP, gồm: giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ; và hai giấy tờ đặc thù của trường hợp tăng vốn:

• Điểm d: giấy tờ chứng minh việc góp vốn, mua cổ phần đã được thanh toán tương ứng với phần vốn điều lệ đăng ký tăng;
• Điểm đ: bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, với trường hợp phải làm thủ tục này theo Luật Đầu tư.

Điểm d là lý do một đợt phát hành cổ phiếu không thể đăng ký trước khi tiền về tài khoản công ty.

Ghi vốn cao hơn số thực góp là hành vi bị cấm

Khoản 5 Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020 cấm kê khai khống vốn điều lệ. Điều 47 Nghị định 122/2021/NĐ-CP đặt năm bậc phạt theo quy mô vốn khống: từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng nếu vốn khống dưới 10 tỷ đồng; 30.000.000 đến 40.000.000 đồng với mức từ 10 tỷ đến dưới 20 tỷ; 40.000.000 đến 60.000.000 đồng với mức từ 20 tỷ đến dưới 50 tỷ; 60.000.000 đến 80.000.000 đồng với mức từ 50 tỷ đến dưới 100 tỷ; và 80.000.000 đến 100.000.000 đồng với mức từ 100 tỷ đồng trở lên. Khoản 6 Điều này buộc đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng với số vốn thực góp.

Một vụ việc minh họa

Phần dưới là tình tiết và kết quả của một vụ cụ thể, không phải quy tắc pháp luật chung.

Bản án số 03/2025/KDTM-PT ngày 25/8/2025 của Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Hà Nội giải quyết tranh chấp liên quan 33.193 cổ phần, tương ứng 3.319.300.000 đồng, được thể hiện trên ba phiếu thu. Các phiếu thu thiếu chữ ký của kế toán và thủ quỹ, và tòa xác định tiền chưa từng vào quỹ công ty. Tòa tuyên số cổ phần đó không phải là cổ phần của công ty, đồng thời ghi nhận công ty có quyền và nghĩa vụ điều chỉnh vốn điều lệ.

Vụ việc cho thấy chuỗi chứng cứ mà một đợt tăng vốn cần giữ: chứng từ thanh toán hợp lệ, ghi nhận vào sổ quỹ, rồi ghi vào sổ đăng ký cổ đông. Thiếu một mắt, con số vốn điều lệ có thể bị tòa bóc ra.

Trình tự gọn cho một đợt phát hành

• Đại hội đồng cổ đông quyết định số cổ phần được quyền chào bán và phương án chào bán (khoản 3 Điều 112, khoản 2 Điều 123).
• Chào bán đúng hình thức đã chọn, giữ quyền ưu tiên của cổ đông hiện hữu nếu thuộc trường hợp phải giữ (Điều 124, điểm b khoản 2 Điều 125).
• Hội đồng quản trị quyết định thời điểm, phương thức và giá bán trong giới hạn Điều 126.
• Thu đủ tiền và lưu chứng từ thanh toán.
• Ghi sổ đăng ký cổ đông theo khoản 2 Điều 122; phát hành và giao cổ phiếu nếu công ty chọn in cổ phiếu (khoản 5 Điều 124, Điều 121).
• Đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong 10 ngày kể từ ngày hoàn thành đợt bán (khoản 4 Điều 123), kèm chứng từ theo điểm d khoản 1 Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.